汎用性のある謝罪文の作成

採用となりました場合は1000ポイント差し上げます。
ウェブ上で激安雑貨を販売しております。
B品を送付してしまった場合、
注文をしていただいたのに在庫切れをしてしまっていた場合
誤発送をしてしまった場合
等どの場合にも使える汎用性のある謝罪文を考えています。
プランとしては文章はB5に手書きで白の封筒にいれて商品に同梱しようと
考えています。
文章は以下の内容です。

  様

この度は当店の不手際により
ご迷惑をおかけしました事、心からお詫び申し上げます。
今後このようなことが無いよう注意を払っていく所存でございます。
誠に申し訳ありませんでした。
○○ショップ 担当 山田太郎


この内容でいいのか、白の封筒に入れるのはいいのか
挨拶文は必要か
等なにかお気づきの箇所がございましたら、ご指摘いただきたいです。
なお、
汎用性のある謝罪文を使うこと自体問題があるという意見もあるかと思いますし
そもそも謝罪文を書かなくてはいけないような状態になる事を防ぐことのほうが大切だと
いう意見もあるかと思いますが、検討の結果このスタイルでいこうという事になりました。

回答の条件
  • 1人2回まで
  • 登録:2007/07/31 09:55:45
  • 終了:2007/08/07 10:00:06

回答(9件)

id:kn1967 No.1

kn1967回答回数2915ベストアンサー獲得回数3012007/07/31 10:22:10

ポイント16pt
○○様

xxショップをご愛顧いただき誠にありがとうございます。

2007年x月x日に承りました商品(商品番号xxxx)につきまして
大変ご迷惑をお掛けした事、誠に申し訳ございません。

商品につきましては・・・・具体的な対応内容を記載。

今後この様なことが起こらぬ様、
業務フローの見直し及びチェック体制を強化し細心の注意を払って参りますので、
引き続きご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。

xxショップ 担当 山田太郎

といった感じではいかがでしょうか?

できれば担当ではなく店長のほうが受け取り手としての印象が良いのですが・・・

(トラブル時の決まり文句「店長を出せ!!!」)

id:rupopon

ありがとうございます。店長ですか

気づきませんでした。それはかなり有効だとおもいます。ありがとうございました。

2007/07/31 16:30:11
id:lovely-flower No.2

lovely-flower回答回数133ベストアンサー獲得回数72007/07/31 10:28:59

ポイント16pt

ネットで10年以上個人売買をしている経験者の観点から言わせてもらいます。オークション・他でかなりの取引量がありますので、小さなお店には負けないくらいの経験と販売能力はあると思っています。

 

謝罪文は必要です。

品切れの場合は、メールで送りますよね?

更に、品切れだったけど、他の商品を購入してもらったら一緒に同封しておきます

 

間違って郵送した場合は、お詫びの粗品と文章を添えます。

もし、個人の付き合いを大事にしたいアットホームな印象のお店を目指すなら手書きがベストだと思います

読んでも読まなくても、一度は封を切るはずですし、手書きだと誠意が感じられどんなことが書いてあるのか見る人が多いと思います。

逆に、お礼の手紙をもらったことも何度もあります。

わざわざ手書きで書いてもらい嬉しかった。お詫びの品もとても気に入りましたので、また利用させてもらいますね。といった内容のお礼です。

HPでの個人売買が多いので取り扱い件数をみればかなりの取引をしていると想像できるようで、そんな忙しいのに手紙まで添えてくれてしかも手書きというのは、人柄の良さを伺えるという手紙ももらったことがあります。

なので、もし可能でしたら手書きで書くことをお勧めします。

 

あ、これは受け取った側としての経験ですが、手書きをコピーしている業者さんがいましたが、これは逆に不愉快でした。

手書き=誠意と思ったのはよかったと思いますが、それをコピーというのは手抜きですよね。

誠意を見せて手書きにしてるんだ、ということを強調したかったのかもしれませんが、なんだコピーか結局どうでもいいんじゃないか、と思ってしまいました。コピーするくらいなら、PCで作成したほうがいいと思います。

 

封筒は私は個人でしたので絵柄入りのものをチョイスしましたが、会社として成立しているなら白・若しくは少しベージュがかった色が優しい印象を与えるのでいいと思います。

 

汎用文もいいですが、やはり何をしたか、間違えて送った・お届けが遅れた・請求金額を間違えた・商品が壊れていた・在庫切れなど、最初に明記したほうがいいと思います。

今の文章ではただマニュアルどおりという印象を受けますので。

毎回手書きなら、そのほうがいいと思います。

 

そして、商品を箱にいれ、一番上にその手紙を表向きにいれます。

運送途中で動くかもしれませんが、一番下だと気づかない人もいますし、裏返っていたり、折れ曲がっていたりするのも、あまり気分のいいものではありません。

封筒の表に、○○様と書くのもいいと思います。

 

また、購入したい、と思ってもらえるようないいお店を目指してくださいね。

id:rupopon

ありがとうございます。

手書きのコピーは印象が悪いですよね

色々と検討いたします。

2007/07/31 16:32:32
id:shamei No.3

shamei回答回数5ベストアンサー獲得回数02007/07/31 11:32:10

ポイント16pt

元コールセンター管理者です。

差し違えなどのリスクを回避するのに汎用性を求めるならば、

より丁寧な文章である必要性を感じましたが、

レターサイズもあり長文を避けているとお察しします。

封筒は白でもB5でも良いでしょう。

また、貴社のターゲティングユーザーに対する

好まれているポイントをより高めていきます、

という具体的なコミットがライフバリューの向上に

効果があるといわれています。

ざっとですが、ご参考になれば。


お求め安い商品をさらに迅速、確実にお届けできるよう、

より一層、努力してゆく所存でございます。

~的な感じでしょうかね。

できれば私の後学の為にも見ている方の

ご意見も伺いたいです。

id:shimazuyosi30 No.4

shimazuyosi30回答回数1609ベストアンサー獲得回数222007/07/31 12:21:33

ポイント16pt

http://www.owabi.biz/archives/50757713.html

不良品の納品の詫び状


冠省 先般は、当社製品の件で不始末がございまして、誠に申し訳ございませんでした。ご迷惑の段、心からお詫び申し上げます。

 この不始末の原因につきましては、現在、調査を進めておりますが、出荷時の最終的な検品作業に落ち度があったことは紛れもなく、猛省しております。

 ご返品いただいた分につきましては、大至急代替品を用意し、X月X日までに、必ず納品させていただきます。同様の不始末を再発させないよう心がけてまいりますので、今後とも従来と変わらぬお引き立てを賜りますよう、伏してお願い申し上げます。

 略儀ながら、とり急ぎ書中にてお詫び申し上げます。         草々



平成19年5月20日

                            ABC株式会社 社長 山本一郎

id:bangohan No.6

bangohan回答回数770ベストアンサー獲得回数72007/07/31 18:02:24

ポイント15pt

一例です。


 平成○○年○○月○○日

山田花子様


                 ABC株式会社

                 営業部長 鈴木太郎


拝啓 

平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます。

この度はお客様へお届けした商品に破損があったとのこと、

大変ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。

またお申し出の際に対応させていただいた弊社係員の態度に何か

ご無礼のありました段、重ねて謹んでお詫び申し上げます。

破損した商品は直ちに回収させていただき代替品を出荷いたしましたので、

宜しくお願いいたします。

お客様への対応については弊社社員教育において厳しく指導しておりますが、

今回のご指摘を受け、 さらに社員への指導を徹底する必要性を痛感しております。

今後このようなことのありませんよう、社員一同、サービスの向上に誠心誠意努力をしてまいります。

また今後とも弊社のサービスをご利用いただけますよう平に伏してお願い申し上げます。

                                                                       敬具



http://desole.livedoor.biz/

id:cymneve No.7

cymneve回答回数261ベストアンサー獲得回数82007/07/31 21:10:23

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エラーの種類ごとに文面を用意して、(各3段階も用意すれば困らないと思います。)メールで送ればよいと思います。

誤配の場合は安い商品なら、その品は贈呈してしまいましょう。捨てるのに手間が掛かるような場合、結構高価な商品の場合は、返送を依頼することになりますが、

質の悪い人だと既に梱包材が無かったりもしますから、梱包材を送り返送してもらうことになるでしょう。その際は、ハードコピーの詫び状を同封すると良いと思います。

同じ相手に似たような粗相をしてしまうこともあるので、謝罪文は3段階くらい容易するべきです。

事が起こってからでは、あまり良い文章を考えることはできません。

謝罪文で粗相をしたら、こじれる可能性が高くなります。

再送品などの品物に謝罪文を同封することはよく考えるべきです。

人によっては、受け取った品物をそのまま他の人へ回す場合もありますから。

id:cymneve No.8

cymneve回答回数261ベストアンサー獲得回数82007/07/31 22:39:05

ポイント15pt

エラーの種類ごとに文面を用意して、(各3段階も用意すれば困らないと思います。)メールで送ればよいと思います。

誤配の場合は安い商品なら、その品は贈呈してしまいましょう。捨てるのに手間が掛かるような場合、結構高価な商品の場合は、返送を依頼することになりますが、

質の悪い人だと既に梱包材が無かったりもしますから、梱包材を送り返送してもらうことになるでしょう。その際は、ハードコピーの詫び状を同封すると良いと思います。

同じ相手に似たような粗相をしてしまうこともあるので、謝罪文は3段階くらい容易するべきです。

事が起こってからでは、あまり良い文章を考えることはできません。

謝罪文で粗相をしたら、こじれる可能性が高くなります。

再送品などの品物に謝罪文を同封することはよく考えるべきです。

人によっては、受け取った品物をそのまま他の人へ回す場合もありますから。

  • id:kn1967
    追記:
    ワープロよりも手書きのほうが良い印象があります。
    (ワープロだと大量に不具合だしまくっているように感じる人もいる事でしょう)
    封筒は白が良いですね。

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