汎用性のある謝罪文の作成

○○様

xxショップをご愛顧いただき誠にありがとうございます。

2007年ｘ月ｘ日に承りました商品（商品番号ｘｘｘｘ）につきまして
大変ご迷惑をお掛けした事、誠に申し訳ございません。

商品につきましては・・・・具体的な対応内容を記載。

今後この様なことが起こらぬ様、
業務フローの見直し及びチェック体制を強化し細心の注意を払って参りますので、
引き続きご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。

xxショップ　担当　山田太郎

といった感じではいかがでしょうか？

できれば担当ではなく店長のほうが受け取り手としての印象が良いのですが・・・

（トラブル時の決まり文句「店長を出せ！！！」）

ネットで10年以上個人売買をしている経験者の観点から言わせてもらいます。オークション・他でかなりの取引量がありますので、小さなお店には負けないくらいの経験と販売能力はあると思っています。

謝罪文は必要です。

品切れの場合は、メールで送りますよね？

更に、品切れだったけど、他の商品を購入してもらったら一緒に同封しておきます

間違って郵送した場合は、お詫びの粗品と文章を添えます。

もし、個人の付き合いを大事にしたいアットホームな印象のお店を目指すなら手書きがベストだと思います

読んでも読まなくても、一度は封を切るはずですし、手書きだと誠意が感じられどんなことが書いてあるのか見る人が多いと思います。

逆に、お礼の手紙をもらったことも何度もあります。

わざわざ手書きで書いてもらい嬉しかった。お詫びの品もとても気に入りましたので、また利用させてもらいますね。といった内容のお礼です。

ＨＰでの個人売買が多いので取り扱い件数をみればかなりの取引をしていると想像できるようで、そんな忙しいのに手紙まで添えてくれてしかも手書きというのは、人柄の良さを伺えるという手紙ももらったことがあります。

なので、もし可能でしたら手書きで書くことをお勧めします。

あ、これは受け取った側としての経験ですが、手書きをコピーしている業者さんがいましたが、これは逆に不愉快でした。

手書き＝誠意と思ったのはよかったと思いますが、それをコピーというのは手抜きですよね。

誠意を見せて手書きにしてるんだ、ということを強調したかったのかもしれませんが、なんだコピーか結局どうでもいいんじゃないか、と思ってしまいました。コピーするくらいなら、ＰＣで作成したほうがいいと思います。

封筒は私は個人でしたので絵柄入りのものをチョイスしましたが、会社として成立しているなら白・若しくは少しベージュがかった色が優しい印象を与えるのでいいと思います。

汎用文もいいですが、やはり何をしたか、間違えて送った・お届けが遅れた・請求金額を間違えた・商品が壊れていた・在庫切れなど、最初に明記したほうがいいと思います。

今の文章ではただマニュアルどおりという印象を受けますので。

毎回手書きなら、そのほうがいいと思います。

そして、商品を箱にいれ、一番上にその手紙を表向きにいれます。

運送途中で動くかもしれませんが、一番下だと気づかない人もいますし、裏返っていたり、折れ曲がっていたりするのも、あまり気分のいいものではありません。

封筒の表に、○○様と書くのもいいと思います。

また、購入したい、と思ってもらえるようないいお店を目指してくださいね。

元コールセンター管理者です。

差し違えなどのリスクを回避するのに汎用性を求めるならば、

より丁寧な文章である必要性を感じましたが、

レターサイズもあり長文を避けているとお察しします。

封筒は白でもB5でも良いでしょう。

また、貴社のターゲティングユーザーに対する

好まれているポイントをより高めていきます、

という具体的なコミットがライフバリューの向上に

効果があるといわれています。

ざっとですが、ご参考になれば。

お求め安い商品をさらに迅速、確実にお届けできるよう、

より一層、努力してゆく所存でございます。

～的な感じでしょうかね。

できれば私の後学の為にも見ている方の

ご意見も伺いたいです。

http://www.owabi.biz/archives/50757713.html

不良品の納品の詫び状

冠省　先般は、当社製品の件で不始末がございまして、誠に申し訳ございませんでした。ご迷惑の段、心からお詫び申し上げます。

　この不始末の原因につきましては、現在、調査を進めておりますが、出荷時の最終的な検品作業に落ち度があったことは紛れもなく、猛省しております。

　ご返品いただいた分につきましては、大至急代替品を用意し、Ｘ月Ｘ日までに、必ず納品させていただきます。同様の不始末を再発させないよう心がけてまいりますので、今後とも従来と変わらぬお引き立てを賜りますよう、伏してお願い申し上げます。

　略儀ながら、とり急ぎ書中にてお詫び申し上げます。　　　　　　　　　草々

平成１９年５月２０日

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＡＢＣ株式会社　社長　山本一郎

http://www.wbjo.net/archives/50120225.html

一例です。

　平成○○年○○月○○日

山田花子様

　　　　　　　　　　　　　　　　　ABC株式会社

　　　　　　　　　　　　　　　　　営業部長　鈴木太郎

拝啓　

平素は格別のお引き立てを賜り誠にありがとうございます。

この度はお客様へお届けした商品に破損があったとのこと、

大変ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。

またお申し出の際に対応させていただいた弊社係員の態度に何か

ご無礼のありました段、重ねて謹んでお詫び申し上げます。

破損した商品は直ちに回収させていただき代替品を出荷いたしましたので、

宜しくお願いいたします。

お客様への対応については弊社社員教育において厳しく指導しておりますが、

今回のご指摘を受け、 さらに社員への指導を徹底する必要性を痛感しております。

今後このようなことのありませんよう、社員一同、サービスの向上に誠心誠意努力をしてまいります。

また今後とも弊社のサービスをご利用いただけますよう平に伏してお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

http://desole.livedoor.biz/

エラーの種類ごとに文面を用意して、（各３段階も用意すれば困らないと思います。）メールで送ればよいと思います。

誤配の場合は安い商品なら、その品は贈呈してしまいましょう。捨てるのに手間が掛かるような場合、結構高価な商品の場合は、返送を依頼することになりますが、

質の悪い人だと既に梱包材が無かったりもしますから、梱包材を送り返送してもらうことになるでしょう。その際は、ハードコピーの詫び状を同封すると良いと思います。

同じ相手に似たような粗相をしてしまうこともあるので、謝罪文は３段階くらい容易するべきです。

事が起こってからでは、あまり良い文章を考えることはできません。

謝罪文で粗相をしたら、こじれる可能性が高くなります。

再送品などの品物に謝罪文を同封することはよく考えるべきです。

人によっては、受け取った品物をそのまま他の人へ回す場合もありますから。

エラーの種類ごとに文面を用意して、（各３段階も用意すれば困らないと思います。）メールで送ればよいと思います。

誤配の場合は安い商品なら、その品は贈呈してしまいましょう。捨てるのに手間が掛かるような場合、結構高価な商品の場合は、返送を依頼することになりますが、

質の悪い人だと既に梱包材が無かったりもしますから、梱包材を送り返送してもらうことになるでしょう。その際は、ハードコピーの詫び状を同封すると良いと思います。

同じ相手に似たような粗相をしてしまうこともあるので、謝罪文は３段階くらい容易するべきです。

事が起こってからでは、あまり良い文章を考えることはできません。

謝罪文で粗相をしたら、こじれる可能性が高くなります。

再送品などの品物に謝罪文を同封することはよく考えるべきです。

人によっては、受け取った品物をそのまま他の人へ回す場合もありますから。

http://sample.teglet.co.jp/doc/39/

http://sample.teglet.co.jp/doc/54/

http://sample.teglet.co.jp/doc/38/