仕事上の情報の整理についてです。



リーダークラスの立場にいるのですが、
チームメンバ5、6人や、他部署への依頼をメールや口頭、ミーティングなどで伝える事があります。

今困っているのは、上記のように、
メールやミーティングで伝えた”人へのお願い”が、
時間が経過するにつれ、また、量が増えるにつれ、
「質問と結果」これらの情報が分散して蓄積されていくため、整理に困っています。
例えば、メールの履歴や、議事録を共有に保存してあり、そこに依頼内容が書いてあるなど。。。


どなたか、このあたりの情報整理を上手にこなし、
仕事を効率良く行っている方はいらっしゃいませんでしょうか。

良い案がありましたら、ご教授願います。


どの人に、どんな依頼をして、回答がどうだったか。
簡単に管理できたら嬉しいのですが。

回答の条件
  • 1人2回まで
  • 登録:2007/08/07 16:35:29
  • 終了:2007/08/10 15:32:38

回答(7件)

id:k-kotori No.1

k-kotori回答回数118ベストアンサー獲得回数52007/08/07 16:46:58

ポイント20pt

・情報が分散して蓄積されていくため、整理に困っています


とのことですので、

まず分散した情報を整理したらよさそうです。この場合、議事録作成の際、議事録に数字タイトルなどを付して管理すると管理しやすいです。


A ***会議

B +++会議 etc


次に、会議の内容ごとに数字にわけて


1 ・・・について

2 ・・・について etc


次に、結論がでた内容を分類する場合


1a 効率性うんぬん

2b 女性のうんぬん


とかいう具合です。


メールはフォルダ整理、ミーティングは録音テープで整理、議事録はファイリングすると便利です。これらの情報のベースを決定したら、あとは整理するための番号付けなどの「決まりごと」をつくり、整理が上手な社員の方へデータを渡してその通りに整理してもらえば1日で片付くと思いますよ。あとは検索をかければすぐに情報が取り出せるようにしておけばよいです。


一番手ごろなソフトはエクセルがよいと思います。データーは1000ごとにワークシートをわけて管理すればいいです。


ただエクセルが使いにくい場合には、そういった情報を管理するソフトが無料で出回っていますので手ごろな管理ソフトを一つDLしてきて使用されることをお薦めします。

id:subweb

エクセルは手ごろですね。

やはり、何かしらのルールがなければ整理は続かないということなのかなと感じました。

ありがとうございます。

2007/08/10 15:09:47
id:RandD No.2

RandD回答回数167ベストアンサー獲得回数52007/08/07 16:56:59

ポイント20pt

まず、メールの自動仕分けをさせればよいかと思います。

ソフトウエアによって、自動仕分けは全く異なると思いますが、

グループウエアの代表各のノーツでしたら、

メールのルールを作成することになります。

例えば、”特定業務1”のフォルダを作成して、特定業務1関係のメールは、すべて自動振り分けを使用して、”特定業務1”フォルダで受信します。

WEBメールなどでもよく見かける機能ですが、大変便利な機能です。

この機能を利用して、人別に振り分けてはいかがでしょうか

また、windowsデスクトップサーチをインストールするのも手です。バラバラに保存されたファイルの中から、目的のファイルが素早く検索できます

ダミーです

http://q.hatena.ne.jp/

id:subweb

メールはプロジェクト毎にMLとなっているため、上記のようなフォルダへの整理も出来ています。

ありがとうございます。

デスクトップサーチは使った事がありませんでした。確かに便利そうですね。

試してみます。

2007/08/10 15:12:28
id:KUROX No.3

KUROX回答回数3542ベストアンサー獲得回数1402007/08/07 17:04:03

ポイント20pt

ローカルにWEBベースのBBSを作って、これで一元管理する。

1スレッド1タスクになるようにする。

まあ、2度手間なんですけど、一元管理帳を作るしかないかと。

メール内容、依頼内容は、コピペでBBSにとりあえず書き込む。

回答もそこにコピペで書き込む。

掲示板のグループ分けをする。

メンバー用と他部署用と顧客用とか

頭が痛くなったら、掲示板で検索をかけて、終わってない

タスクのチェックとフォローを行う。

この方法も限界ラインがありますから、本当の小規模でないと

管理できないとは思います。

文章ではうまくかけないですね。

id:subweb

一元管理張。まさしくこれですね。

つまるところ、このツールの使い勝手の良さが、情報集約の鍵となるだろうなとは思っていましたが。そのツールがみつからないという状況です。

結局は、タスクのチェックとフォローが自分で時間がとれなくなるという、自分的な問題なのかもしれません。

2007/08/10 15:17:21
id:minkpa No.4

minkpa回答回数4178ベストアンサー獲得回数552007/08/07 17:37:21

ポイント20pt

http://www.excite.co.jp/book/product/ASIN_4761262605/

情報整理術 クマガイ式

id:subweb

読んでみます。

2007/08/10 15:17:33
id:lovely-flower No.5

lovely-flower回答回数133ベストアンサー獲得回数72007/08/07 17:14:42

ポイント20pt

有料メールソフトを使用して、メールの管理をやっています

普段のやりとりメールは部署にわけ

さらに個人のフォルダにわけ

更に、依頼内容・結果のみのフォルダを作ります

何通もやり取りしていると、埋もれてしまうので、先に移動させておきます

結果のメールがない場合は自分で文章作成し、そのフォルダに保存しておきます

アウトルックエクスプレスなどでは管理は難しいと思います

メールボックスが一つしかないので、

複数アカウントのメールを使用している私にとっては使いにくいので、有料のメールソフトを使用しています。

また、依頼内容の件名をわかりやすくすると、見出しとしても使用でき、便利だと思います。

 

同じように、データでやりとりする場合は、

エクセルで、依頼日、相手先、大体の内容を書き一覧表を作ります

そのデータは同様にフォルダにわけて保存してあります。

 

口頭で伝えた場合も相手先・内容などを自分で書き、保管してあります。あとでトラブルになりにくいです。

id:subweb

メールの件名にルール付けを行うという事は、いい整理方法かもしれませんね。

メンバの協力が必要ですが。

エクセルで依頼先等の管理は、やはり重要なのですね。試してみます。

2007/08/10 15:18:38
id:z-1 No.6

z-1回答回数66ベストアンサー獲得回数52007/08/07 23:32:54

(ポイント不要)

 

KUROXさんの、WEBベースのBBSでタスク別スレッドを作る、って良さそう。

 

チーム内の連絡の基本をBBSにして、チームメンバが、状況報告をBBSにどんどん書き込んむことにすれば、自然と状況が整理されそうな感じが。

(って、ハナシうますぎ…。 何か落とし穴がありそうな)。

 

(タスクの取り方によっては、細かすぎる報告でぐちゃぐちゃになる、とか? その場合は、さらにタスク分け? それとも逆に報告が細か過ぎないように統制する? 

 未了タスクの残課題の整理も、管理者側で行う必要がありそう。

 メインタスクとサブタスクを、両方をうまく見れるようにすると、チームメンバが書き込むときに、自分のタスクと、全体との関連が見れて、チームメンバ自身で状況判断するのに役立ちそう)

 

実際やってみると問題点いろいろあるかも…。

id:subweb

BBSに書き込むというのは、ちょうど、バグトラッキングシステムを使うような感じで、そのトピックが完了かどうかを管理できれば良いなとイメージしました。

ある程度の人数や情報量になると、プロジェクトの管理とは別で、情報の管理をする人が必要になりますよね。

2007/08/10 15:26:55
id:sousenyaki No.7

sousenyaki回答回数35ベストアンサー獲得回数32007/08/08 01:44:49

ポイント20pt

エクセル等を使って課題管理表を作成して、事案と回答のサマリをメールからコピペします。

この表のもと、各課題のステータスを管理して未完の事案を解決していきます。

メールはタイトルに通番の付くメーリングリストを活用して、また議事録や打ち合わせ資料には資料番号を付与します。

課題管理表には、関連するメーリングリストのメール通番や資料番号を記載し、保存しているメールや文書へのインデックスを兼ねます。

「どの人に、どんな依頼をして、回答がどうだったか。」はこんな形で整理しています。

課題管理表の項目として、

「課題通番、記入日、記入者、課題内容(経過と経過における対応者、対応日)、現在の対応者、完了予定日、現在の状態、完了日、結果」

などを横軸に、課題が発生するたび行を増やします。

完了したものはセルの背景色をグレーにしたり、セルの高さを0にします。

id:subweb

議事録や資料のファイル名に、プレシックスを使用してフォーマットをあわせています。

課題管理表にメール等の番号があり、さらにそこに飛べると便利ですね。

願いすぎでしょうか。。。

エクセルでの課題管理表も活用していたのですが。

プロジェクトが混沌としすぎていて、問題が多く、数百行になってくると見づらくなってしまうんですよね。

そこもネックでした。

2007/08/10 15:29:14
  • id:sousenyaki
    subwebさんのコメントへ
    課題が多くなりすぎたときの対策

    ・課題管理体制を分担して、分担した担当をまたがる課題をsubwebさんが管理する。
    ・課題で緊急性がないものは、先行程への申し送り事項として行程に紐づけて整理して、その整理を持って課題票上では完了にする。

    などの策が考えられます。

    目先で自分が管理しなければならない課題(それも未決)が数百行になってくるような状況であれば、リーダーとして根本的な策(課題を分担できる体制強化など)を立てるべきと思います。
  • id:subweb
    コメントありがとうございます。
    確かに軍隊でも管理できる人数は4人までという鉄則の元、それ以上の人数は下に管理させるという話を聞いたことがあります。


    今回行っているプロジェクトは大きなシステムではありますが、
    Webベースなものであるため、人数はそこまで多くありません。
    しかし、関係部署が多いため、
    多数の依頼を色々な人にするというはめになってしまいました。


    色々考える事は多いですが
    今回の皆さんのご教授を元に、再度策を考えてみたいと思います。
    ありがとうございました。

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