【分かりやすい議事録作成方法】

私の団体では現在、フェイスブックのグループで週1回の議事録を流しています。ですが、最近マインドマップのような
見てすぐ分かる議事録を作ろうという動きがあります。

実際に「mindjet mindmanager」というソフトでやってみたのですが、使い方が難しく、また汎用性にかけます。更にいうと、議事録作成は毎週持ち回りなので、誰でも作成できる議事録を目指しています。

ようするにワードやエクセルのような普及率が高いツールで、ビジュアル性を重視した議事録を作りたいのですが
1から作るとなるととても大変です。なので、①議事録テンプレートが豊富なサイト②簡単な作り方③別の方法を知っている方がいればぜひアドバイスを頂きたいです。

よろしくお願いします。

回答の条件
  • 1人5回まで
  • 13歳以上
  • 登録:2012/09/19 22:07:21
  • 終了:2012/09/26 22:10:03

ベストアンサー

id:kseikaku No.2

kseikaku回答回数48ベストアンサー獲得回数162012/09/26 12:26:41

議事録のテンプレートのサイトとしては以下がたくさんあるようです。

http://chusho-it.net/post_gijiroku.html

議事録で抜けがちなのは、今回の決定事項と次回までの宿題をきちんといれることだと思います。

そういう意味では、上記の議事録の中で体裁としては以下のものが一番私が使っているものに近いです。(好みの問題で、私が使っている議事録はExcelですが、このフォーマットはワード)

http://www.bizocean.jp/doc/detail/102697i/

議事録をわかりやすく書くと言うよりは、会議の進め方にも問題があるのかもしれません。
以下の本は非常にわかりやすくて、お勧めです

「会議の教科書」
http://www.successinstaller.com/archives/2005/12/post_12.html

こちらのサイトでも、メールアドレスと名前を登録すれば、本の中で触れられている議事録のテンプレートもダウンロードできるようです。

上の本に書かれている方法とはまた別ですが、私が会議をする上で有効だなぁとおもった議事録のとり方として、会議中に議事録書いて、その内容を常にプロジェクタに映し出しながら、会議の中で、議事録内容を確定していく方法です。(こうすると事実上、決定事項と課題のみが記載されていくことになります。)
以下に進め方が書いてあります。
「エクストリーム・ミーティング」
http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/xm.html

この進め方の弱点があるとすると、議事録担当者がほとんど議事に口出しできなくなってしまうことです。そのかわり、会議が終わった時には議事録が完成しているので、その後のアクションは早くなります。

id:yuya0801

様々な意見をありがとうございます!議事録の目的やどんな会議の進め方が私の団体に一番合っているのかを考えながら、上記の方法等を試していきたいと思います。

本当にありがとうございます!

2012/10/09 07:28:56

その他の回答(1件)

id:a-kuma3 No.1

a-kuma3回答回数4439ベストアンサー獲得回数18232012/09/19 23:51:19

議事録で大切なのは、以下の三つだと、ぼくは思います。

  • その会議での、決定事項
  • その会議では決まらなくて、次回以降に持ち越した宿題
  • その宿題の、担当者、および期限

これらに加えて、必要なのは、開催の日時、場所、出席者、会議での資料(もしくは、それへのリンク)です。

テンプレート、というほどじゃないと思います。例えば、こんな感じ。

★:決定
△:宿題
  ...
プロトタイプは Ruby で実装。本番は、java でやる(★)
  プロトタイプは、スピード重視で、本番と言語が変わるのもやむを得ない(参加者A)
  スピードを重視するなら、Ruby (+ Ruby on Rail) が向いている(参加者B)

Ruby の開発者をそろえるのが難しい(△)
  体制を整えるための方策は、次回の会議までに、素案を作成する(担当:参加者X)



「通常の議事録が分かりにくい」と思っているのでしたら、それはレコーダーの内容を、ただ書き起こしたような議事録になっていて、先に挙げた三つがはっきりと書かれていないからではないでしょうか。

一連の会議が終わって、その集大成として結果をまとめるためにマインドマップを使う、というのは「あり」だとは思います。

id:yuya0801

分かりやすい回答本当にありがとうございます!
会議や議事録の存在の目的を常に意識し、それから外れないようにしていくことが大切なのですね!

ありがとうございました!

2012/10/09 07:30:24
id:kseikaku No.2

kseikaku回答回数48ベストアンサー獲得回数162012/09/26 12:26:41ここでベストアンサー

議事録のテンプレートのサイトとしては以下がたくさんあるようです。

http://chusho-it.net/post_gijiroku.html

議事録で抜けがちなのは、今回の決定事項と次回までの宿題をきちんといれることだと思います。

そういう意味では、上記の議事録の中で体裁としては以下のものが一番私が使っているものに近いです。(好みの問題で、私が使っている議事録はExcelですが、このフォーマットはワード)

http://www.bizocean.jp/doc/detail/102697i/

議事録をわかりやすく書くと言うよりは、会議の進め方にも問題があるのかもしれません。
以下の本は非常にわかりやすくて、お勧めです

「会議の教科書」
http://www.successinstaller.com/archives/2005/12/post_12.html

こちらのサイトでも、メールアドレスと名前を登録すれば、本の中で触れられている議事録のテンプレートもダウンロードできるようです。

上の本に書かれている方法とはまた別ですが、私が会議をする上で有効だなぁとおもった議事録のとり方として、会議中に議事録書いて、その内容を常にプロジェクタに映し出しながら、会議の中で、議事録内容を確定していく方法です。(こうすると事実上、決定事項と課題のみが記載されていくことになります。)
以下に進め方が書いてあります。
「エクストリーム・ミーティング」
http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/xm.html

この進め方の弱点があるとすると、議事録担当者がほとんど議事に口出しできなくなってしまうことです。そのかわり、会議が終わった時には議事録が完成しているので、その後のアクションは早くなります。

id:yuya0801

様々な意見をありがとうございます!議事録の目的やどんな会議の進め方が私の団体に一番合っているのかを考えながら、上記の方法等を試していきたいと思います。

本当にありがとうございます!

2012/10/09 07:28:56

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