外部委託とかするほどの学校なんでしょうか｡
ちょっとｽﾊﾟｲ学校卒業生同窓会みたいな話になってますが大げさすぎるとおもいますよ｡

まず､母校と同じ地域の中で交通の便がよく集まりやすい場所(賑やかな駅など)を決め､
次にそこにある､夕方なら夕方おおぜいが集まれる店をぐるなびなどで決め､定休日やその他の大口予約がはいっていないか候補日について打診しておき
欠かすことの出来ない出席者(恩師など)にｱﾝｹｰﾄをして日時を決め､
ﾒｰﾙか郵便で周知して応答により出席数を確定して予約をいれ､
当日は各自きてもらった同窓生から飲食代など徴収し､
次代の幹事に一式をわたすのが幹事の仕事です｡
なお､連絡先名簿がない場合はまず人づてで､名簿をつくることになります｡
一度つくってしまえば､その名簿に○秘をつけてそういうのが好きそうな同窓生にわたしておけば
来年度以降は勝手にだれかがやってくれるでしょう｡

店の手配が面倒ならJTBか近畿日本ﾂｰﾘｽﾄで良い料亭兼旅館を探してもらうという手もありますが､
名簿探しは外部にまかせてはいけないということはおわかりでしょうか｡
面倒見のいい同級生に押しつけることができそうならそれでも｢外部委託｣よりﾗｸでしょうし､
だれかと相談しながらやるのも心理的負担が分担されるのでよいとおもいます｡

同窓会自体が初めてなのか
過去に何度か同窓会をやっていて
今回は自分に幹事が回ってきたのか
この辺がまず不明なんですけれども

過去に何度か同窓会を開催しており
それまで業者を用いずやってきたのであれば
今回､外部委託を利用してもいいのかどうかを
前任者や幹事を押し付けた人達に
まず確認する必要があると思います

初めての同窓会なら
人数はどれくらい集まるだろうか､とか
予算をどれくらいにすれば不満が出ないだろうか
などの不確定要素を前もって考慮する必要があります
過去に同窓会を何度か開いているのであれば
予算や参加人数についてはある程度予測する事が可能なんです

中には連絡の取れない人だっているでしょう
また､会場を押さえない事には参加を呼びかける事すらできず
予算が決まらない事には会場を押さえる事もできず
かといって全員参加の予定で予算を組むと
不参加の人がいた場合には伝えてあった以上の金額を
皆から徴収しないと赤字になってしまう
というような問題も生じかねません
自分には荷が重い？誰だってそう感じるでしょうね
だったら幹事を押し付けた人にまず相談しましょうよ

外部委託をしてもいいかどうかも含め､皆で相談しましょう
要は､ｽﾀﾝﾄﾞﾌﾟﾚｲはよろしくない､ということです

幹事の条件 ? ﾋﾄ･ﾋﾏ･ｶﾈ ?

かりに対象人数300名､出席見込み30名で想定してみましょう｡
十人規模の発起人会を召集し､連名で案内状を発送します｡
発起人会で､渉外･広報･会計の三役(幹事)を自薦･選出します｡

同級生が名前を聞いて｢誰だ？｣と思いだせないﾋﾄは､不向きです｡
ほんとうにﾋﾏなﾋﾄは､実務に不慣れなので､日程がこなせません｡
ほんとうのｶﾈﾓﾁは､気前よく分担金以上の出費をしないようです｡

三人のうち､少なくとも一人は過去にｲﾍﾞﾝﾄ幹事の経験が必要です｡
三人は､当日までの半年間に､少なくとも5回以上打合せが必要です｡
最悪の場合は､幹事三人で30人分の経費を分担する覚悟も必要です｡

すべての経費に領収書を添付して､最後に会計担当幹事が清算します｡
http://q.hatena.ne.jp/1382533878#a1216733(No.2 20131023 23:18:18)
伝票管理 ? いかなる活動も経済行為である ?

http://d.hatena.ne.jp/adlib/19550105 中学新聞部新年会
http://d.hatena.ne.jp/adlib/19710115 同窓会始末(閉会あいさつ)
http://d.hatena.ne.jp/adlib/20140320 本宮先生卆寿祝賀会

上記は､教え子が恩師を招いた三種の同窓会実録です｡対象人数など
の規模は(世代や地域ごとに)さまざまなので､実際に業務委託するか
どうかは別として､下記のような専門業社への相談をおすすめします｡

…… 同窓会･案内状発送･当日の運営などは(略)すべてお任せ！
http://dousoukainet.jp/ a同窓会net 株式会社 ﾏｱﾄ大阪本社
〒530-0012 大阪市北区芝田2-7-18 ｵｰｴｯｸｽ梅田ﾋﾞﾙ新館7F

とくに尊重すべきことは､すべての対象者が参加できるﾁｬﾝｽです｡
あきらかに不在でも､最新の旧ｱﾄﾞﾚｽへの送信記録を残します｡
そのための諸経費は､最後は出席者全員で負担するのが原則です｡