メール共有システムについて

webメールでかなり代用できる気がします。

必要な条件が、

１、複数の人間がメールを管理する

２．履歴が共有エリアに残る

といった点だけであればwebメールの機能だけで解決すると思います。

ただし、多くのメールの対応を複数の人間に割り振るなどのような機能が必要になると、同時に対応してしまうのを防ぐことが必要になりますので簡単なwebメールシステムでは対応が困難ですね。

テンプレートは、私のところ（インターネットサービスのカスタマーサポート業）では、検索機能つきの社内専用の掲示板を用意しておいてそこに文章の雛形（テンプレート）を書いておいてコピペでメール返信をしていました。掲示板なので雛形だけでなく関連したコメントなども入れておくことが出来るので雛形の利用条件なども見ることが出来て便利でした。

対応中のメールについてはメッセンジャー（IRC）で「メール番号○○対応中」と関係者にブロードキャストしていました。

このシステムの経費は、自社サーバー内で動かしていたのである意味無料です。

機能として何が必要なのか、細かい設定条件がわかるともう少し的確な答えが出来るのかもしれません。

http://q.hatena.ne.jp/answer

上答と同じ意見です。

Google Appsを利用すれば独自ドメインでメールをブラウザ越しで利用できますし、複数ログインも可能です。

ただ、本格的に運用したいのであればやはり自社導入した方がいいでしょう。

メジャーなシステムとしてサイボウズ社のメールワイズがあります。

http://products.cybozu.co.jp/mailwise/

「検索機能つきの社内専用の掲示板」

ごくごく一般的な無料で配布されている掲示板のcgiを社内においてある外部との接続の無いファイルサーバー兼WEBサーバーに入れてあります。（社内で使用するスケジュール表、仕事の手順の掲示板、テクニックに関する情報の掲示板、電話帳、など社内の色々な事務情報をwebサーバーに入れてあります）

掲示板のcgiについている機能は、以下です。

１．スレッド式であること

　問合せの内容毎にまとめてある

２．検索の機能が付いている

　文字単位での検索が出来ます。基本的には内容毎にスレッドにまとめてあるので普段はほとんど使う必要が無いければ複数の内容に関連しているときはこの機能を使って関連する受け答えを検索します

３．投稿者、投稿日を記録できること

　特筆すべき内容に関しては掲示板に簡単なやり取りの流れを記録してあります。特殊な状況についてはかかわったものに聞けるように

４．出来ればmysqlなどのデーターベースを使用しているものを利用する、テキストファイルに保存するものの場合は古い情報を定期的に消してゆく

　内容がたまりすぎると検索が遅くなるし、古い内容の影に必要な情報が隠れてしまうため

必要な機能とその管理方法の一部をご紹介しました。

普段事務所で使用している事務処理用のwebプログラムはサイボウズのような有料（改造できないケースが多く使い勝手が悪い）のものを使用せず一般に出回っているソフトを利用の仕方を変える、あるいは、ちょっと手を加えることによって組み合わせて利用しています。

当初それぞれの機能を1つのシステムでまかなっているわけではないので作業性が悪いかなと思ったのですが、コピペが面倒でも無いような画面上の配置にすれば作業性は悪くないです。

http://q.hatena.ne.jp/answer

Gmailで定型文を使う方法がこちらで紹介されています。

http://www.ideaxidea.com/archives/2009/03/gmail_canned_response....