WORD2003を使っています。差し込み印刷をしているのですが、

① ファイルを開くたびにソースとなるデータファイルをすぐ選択できない
② ファイルを実行するたびに新たなマイデータソースのファイルが増える
これは仕様ですか？
それとも私のやり方が間違えているのでしょうか？

エクセル2003で元となるデータ（以後『データ』）を作成後、
ワード2003で差し込み先の書類（以後『書類』）を作りました。

書類を開くたびに、知らぬ間に出来た新しいソースファイルの選択画面になります。すぐに『データ』を選択できないのでしょうか。
また、その都度新たなソースファイルができ、毎回削除していますがきりがないです。

なんといって説明すればいいのか…。図を参照して頂ければ。
解りにくくて申し訳ないのですが、宜しくお願い致します。