accessのソフトの問題なのか、サーバーのバックアップの問題なのかイマイチわかりませんが、
バックアップが消えているのは人為的に削除したか、それとも、サーバー側の設定で自動削除されているかどちらかだと思います。
それとデータ(access)を印刷しているとデータが削除されているというメッセージがでると私は解釈
しましたが、それは、accessで印刷時にデータの入力、更新処理ができるようになっていると思いますので、印刷時は、入力更新処理をさせないような制御がaccess側に必要なのではないでしょうか。
Access2013より前のバージョンでは共有が考慮されていません。
2007では、マイクロソフトが共有の方法(http://office.microsoft.com/ja-jp/access-help/HA010279159.aspx)を示していますが、完璧では有りません。
2010でも、同様の方法(http://office.microsoft.com/ja-jp/access-help/HA010342110.aspx)が示されていますが、これも完璧ではない様です。
皆様、ご回答ありがとうございました。色々試してみたところ、データの最適化と復元というのを行ったところ、見事に復元されました。尚且つ、データ容量が255MBから26MBまでサイズダウンして、動きもスムーズに。どうやらこの7?8年データ最適化をしたことなかったようです。
お陰さまで心おきなく印刷もでき、ファイルを開く時間も数分から数秒に短縮されました。本当にありがとうございました!