競争入札の掲示情報を見ても見つからないことが多いので不思議に思っています。
業者の募集、選別の方法や、関東圏でこんな例があるよというのがあったら教えてください。
一般的なクライアントPCのように、仕様を明確にできて価格によってのみ競争が成り立つような汎用品の調達案件で納入業者が選ばれる方法は、案件の規模によって異なります。おおむね下記の通りとなるかと思います。
超小規模な場合は随意契約…あらかじめ入札参加資格を得ている業者のうち、適当な1社を選んで買います
小規模な場合は見積もり合わせ…あらかじめ入札参加資格を得ている業者のうち、適当に選んだ2社以上から見積もりを取って安い方から買います
中規模な場合は指名競争入札…あらかじめ入札参加資格を得ている業者のうち、一定の条件でピックアップした何社かを選んで入札します
大規模な場合は一般競争入札…案件を公表して、あらかじめ入札参加資格を得ている業者が参加できます
超大規模な場合はWTO(政府調達)…基本的に一般競争入札と同じですが、入札参加資格を得ていない業者でも参加できます
これらの条件(閾値)は大抵公表されています。「組織名 契約 規則」などでググってみてください。(例:東京都 契約 規則」) とても読みづらいですが…
案件が公表されるか否かの条件は組織により若干異なると思いますが、多くは一般競争入札以上のみとなるのではと思います。
パソコンはそんなに高い買い物ではないですから、多数のPCをまとめて一括更新する等でない限り、大抵の案件は見積もり合わせか指名競争入札になると思います。
ですから掲示板等で不特定多数に公表されている案件は全体のうちごく一部のみなのです。
…と、ここまでは一般論です。
調達担当者が十分な知識を備えている場合はどのメーカーや業者でも入札に参加できるような完璧に公平な仕様を書けますが、現実には、そんな知識を備えていて十分な市場調査を行って各社の最大公約数的な仕様を抽出できる担当者はそうそういません。
そうすると、担当者はよく世話になっているベンダー営業の提案通りに仕様を書いて調達を出すことになり、たとえ案件が公表されていて「同等品可」となっていても、現実的には他社製品じゃ無理だよね、というような仕様で出される場合が多々あります。
特に小さい市町村ほど1人の担当者が様々な業務を兼任していて特定分野の知識を深めることが困難なので、その傾向が高いのではないかと思います。
そんなこんなで、
> 大型汎用機を納入している業者に自動的になっている。
ということはないです。
上記のような経緯から結果的にそうなる場合もあるとは思いますが、全てではありません。
特に組織体制がしっかりしている県庁・政令市クラス以上では。
それ以上のはずの霞ヶ関で「XX省はどこどこのメーカとかほぼ決まっている」というのは本来まかり通らないはずなのですが…
いずれにしても、入札に参加するにはまず各組織に申請して参加資格を得ることが基本です。
ただし、地方自治体の場合は基本的にその自治体に本社がある会社を優先的に指名します。
その自治体内の企業にお金が落ちないと地域活性化になりませんから。
一般競争入札といえどもおそらく条件付きになり、外部の会社が参加することは極めて難しいでしょう。
>官公庁などでクライアントPC等を入れ替える際は、その入替業者はどのように決まるのでしょうか?
大型汎用機を納入している業者に自動的になっている。
XX省は、どこどこのメーカとかほぼ決まっている決まってる。
市立校への情報機器整備、市内業者が入札苦戦/横浜
http://news.kanaloco.jp/localnews/article/0911290003/
総務省|契約における実質的な競争性確保に関する緊急実態調査 -物品調達を中心として-の結果概要
http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02hyoka01_000005.html
おまけですが3の方のいう入札資格と私の書いた「指名」とは違いますので窓口で確認してください。
さらにおまけですが、入札でこれまで多かったのはA社、B社が交互に落札するというパターンですが、
私の担当していたものは急にX社が「指名」を得て入札に参加し、これまでの半値近くの圧倒的価格で競り落としたことがありました。
これは調達担当がそれまでの落札価格が高いことを問題視し、安い業者を自ら探しだし積極的に「指名」を得させたことが背景にありました。
ベストアンサーの方が言うように、調達担当がどこまで汗をかくかで変わってくるものです。逆に悪いことを誘う担当者もいます。
ですので調達の担当にお話を伺って人を見るのはすごく大事だと思います。
色々大変ですが、将来の落札をお祈りしています。