職場が交代勤務のため、人の入れ替え、人が不在になる期間が多く、同じ仕事を一人の人で完結できないため、
仕事（案件の進捗、ＴＯ ＤＯ、新しく作られたルール等）について社員間の情報共有がうまくできません。
これを改善する方法を実践している事例がありましたら教えてください。個人的には安直ですが掲示板的なものをソフト（エクセル？）で作成し、アクセスしてもらうようなことを考えています。
仮に作っても誰もアクセスしてもらえなければ意味がないような気がしますので、それが活きる運用方法などありましたら有難いです。あと申し訳ありませんが有償のソフトは使えません。
以上よろしくお願いいたします。
ベストアンサー
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Absolute-Return
満足40pt
●スマートな方法では無いかもしれませんが、周囲で「三段表」といわれていた表を作成し、これを印刷して貼り付け、または回覧（紙、メール）というのはいかがでしょうか。
●「三段表」とは以下のような書式です。EXCELでもWORDでも手書きの表でも何でもかまいませんが、追記のしやすさとみんなが慣れているということを考えればEXCELで作成がおすすめです。例文の人名は架空です。
１列目：成果物・トラブル内容 ２列目：原因・対策 ３列目：作業履歴・進捗・日時
（例）
１列目（トラブル） ２列目（原因・対策） ３列目（作業履歴）
－－－－－－－－－－－－ －－－－－－－－－－ －－－－－－－－－－－－－
商品説明書（８ページ）で 営業本部で点検せず印刷 8/31 苦情受電、その後
手数料が旧データのまま。 業者に出稿。 メールも受信。（By田中)
支店営業Aさんから8/31苦情。9/15までに訂正版納品、 8/31 14時、各支店に
それまで正誤表コピーを 説明書顧客配布中止、一斉
添付。 メール配信 (By鈴木）
8/31 15時、正誤表案文
を共有ドライブ￥0831正誤
に作成、(by田中)
チェックリストに顧客 8/31 17時、部長よりOK
コールセンター吉田さん もらいました。(by田中)
を入れてください 8/31 18時 訂正表印刷
（直接の担当者だけでは 代金見積と納期がアド谷さん
目が慣れて説明書のチェック からメール。ただいま
にならないため（玉田） 部長に経費承認申し出中。
OKならアドに発注OK連絡
よろしく (by 田中)。
9/5 新説明書、支店納品
完了。旧説明書の廃棄確認。
営業事故報告書提出。
（完了・by田中）
（例２）
１列目（書類名） ２列目（担当者・期限） ３列目（作業・コメント）
－－－－－－－－－－－－ －－－－－－－－－－ －－－－－－－－－－－－－
販売買戻契約書 地域営業 金井リーダ 8/31 法務室青木課長より
9末まで 契約書レビューあり。
また「コンプラチェックを
井上コンプラ課長にした？」
との伝言。（竹田）
9/1 コメント入れました。
「納期」の「毎月の月末」
と「最終営業日」の使い分け
を統一検討しませんか？
（山下）
9/1 「月末」の件、法務の
青木さんに確認。「代金と
商品が同時決済ならどちらで
も構わない。」とのこと。
金井リーダー出張から戻り
次第、上席レベルで判断して
欲しいと金井Lに伝言
（宮崎）
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
●内容的には、メールの羅列ですが、メールは時系列と発信者、タイトルでしかソート
できないので、商品説明書など、契約書の印刷物・書類などのシンプルな単位か、
トラブル（計算ミス、故障などトラブルごと）に表を作成して、毎週または毎日の
会議で進捗を管理したり、この表を担当者でくるくる回覧しているのが一番つぶし
がききました。あまり縦の列の項目を「凝らない」「考えない」こと、がいいようです。
それと日付と担当者名は必ず書くこと。また、終わったら斜線を引くか色を変える。
「解決」した項目はEXCELの非表示にして見えなくするが、どこかで完了案件を
含めて保存はしておくものです。
●会議や打ち合わせ時には、この表を印刷して上から項目を潰す、期限到来のモノ
から上にして、納期や期限に間に合うよう仕事や内容を減らす（内容そのままだと
納期が遅れますので）。
クラシックな方法ですが、ご参考になれば幸いです。
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great_pessimist
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great_pessimistその他の回答
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noriklb
満足40pt
ある職場では、連絡帳のような日報をアナログで手書きをしていました。
読むとよくわかるのですが、前の方にもどらないと分からないことがあったり、見落としたりすることもあり、効果が薄かったです。
ある会社では、進捗状況をエクセルで付け、壁に張っていました。
それを見ながら仕事を進めていました。
かなり細かい文字でびっしりと書いてあり、それを見るのは大変でしたが、やはりそれくらいでないと役に立つものにならないのかもしれません。
A列に、人の名前であったり、タイトルのようなものが書いてあり、
左から右へ、時間が移動して仕事が進んで行くように、内容や日付を書き込むようにしていました。
注意することは、赤で付けます。
手書きで付けていきますが、内容や作業終了した日付が書き込まれるとパソコンの中も直して
ときどき、プリントしなおします。
パソコンの中に入っているだけでは、なかなか見なくなってしまうので、壁にどーんと張るのがいいと思います。
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great_pessimist
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この質問へのコメント
質問の情報
- 登録日時
- 2010-08-30 00:34:46
- 終了日時
- 2010-09-01 22:35:23
- 回答条件
- 1人2回まで
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