入れ替え、ソフトもバージョンアップします。
現在の社内には大規模システム導入の経験者がまったくいないため、
段取りがまったくわかりません。
(現在発注をかける直前段階です)
もちろんシステム業者にある程度任せっぱなしでもOKでしょうけど、
無知ながらも社内情シスとしては、業者にある程度突っ込みをいれたり
確認をいれながら、こちらが優位な状態で工程を進めていきたいと考えます。
そこで、導入準備段階~導入日~導入後において
「ここはきちんと確認しといたほうがいい」といったアドバイスや
システム業者は当日どのように動くかなどイメージが沸くように教えて頂けますでしょうか。
アバウトな質問で申し訳ありませんが宜しくお願いします。
できるだけ幅広い回答をお待ちしています。
#a1です。ご丁寧なコメントありがとうございました。
医療システムのコンバージョンということでしたら、状況はさらに複雑です。まず、業者側の体制をしっかりさせて下さい。大手のSIに在籍していましたが、医療のシステムはパッケージの開発元、ハードウェアの製造業者が複雑に絡み合っています。そのため責任の所在が曖昧となりがちですので、業者側に連携を取れるような体制の確立を要求してください。
作業開始前からエンドユーザの参画を手配してください。今回機能改善は特にしないとのことですが、画面の見た目、操作性やレスポンスなどテスト段階での意見をちゃんと拾えるようにしてください。特にカルテや各種マスターのコンバートがちゃんと行われているかの最終確認はユーザ責任です。人員はあらかじめ確保しておきましょう。
移行において、多分リースとの兼ね合いがあると想像しますが、OSやアプリの違い、アップグレードの適用などでトラブルが発生するのは常識と考え、スケジュールには余裕を持たせてください。最終的には何とでもなることが多いですが、無駄なエネルギーを浪費しないような手配をあらかじめしておいたほうが良いでしょう。リース会社を変更する場合は特にです。
次にネットワークの多重化を業者が提案してきたとのことですが、これまでどれだけトラブルが発生したのでしょう?現場はどう対処して来たのでしょうか?確認が必要です。
ネットワークを二重化しようが、事故が起きる時は起こります。業者が二重化することでそれへの対処法のための設備を外そうなどと言ってきたのならそれは断るべきです。二重化することで両方のネットワークの確認といった作業が増えるはずです。
ある時片方を切ってしまった。もう一方が生きているのでそれに気が付かなかった。しばらくして残りの片方も切れてしまった。なんてことになればどうなるでしょう。それなりのチェックはできるように提案してきたのなら良いのでしょうが。
最後に、導入後のサポート体制も確認しておいてください。サービスマンは何分で駆けつけてくれるのかなど確認しなければならないことは沢山あります。
システムがカバーしている業務と、特にソフトウェアを中心としたシステム構成を新旧共に記述してもらわないと、ちゃんとした回答はできません。
そのため、一般論です。
まず、
>無知ながらも社内情シスとしては、業者にある程度突っ込みをいれたり
>確認をいれながら、こちらが優位な状態で工程を進めていきたいと考えます。
とありますが、多くの失敗事例の中でも多いのがこの考えに基づくものです。
無知なら、エンドユーザからの協力をも求めるべきでしょう。
特に、現行システムの問題点や改善要望などについてのヒアリングは必ず行ってください。中堅企業での業務システムの運用を見ていると、手作業などでの対処が日常業務として行われていることが多々ありますので、これを機会に見直しを加えてください。
また、テスト工程でのエンドユーザの参画は必須です。そのためにも早い段階から協力を求めるべきでしょう。
二番目は予備予算の確保です。上記とも関連しますが、意外とコンバージョンでは想定外の事態が発生します。DBMSにしろ開発言語にしろバージョンが異なることで不具合が発生するものです。そういった場合、業者から追加費用を要求されることがあります。また、コンバージョンに伴って改善を行う場合にも後から追加費用を請求されます。業者からの追加費用の請求に対し、迅速に対応できるよう経営層への根回しなど事前に行っておいてください。
三番目は社内体制特に業者との窓口の明確化、想定外の事象に対する費用負担はどちらが負担するのかなど二番目に挙げた追加費用の抑制への事前策となります。例えば経理部長が介入してきて結局グチャグチャにかき回しただけというのもよくある話しです。